De la mise en structure jusqu'à la livraison, un projet n'est pas facile à gérer, surtout lorsque les circonstances sont plus compliquées (éloignement des collaborateurs, divergences, etc.). Cela demande aussi des moyens, du temps et de l'implication de chacun. Il n'est pas rare de voir des projets échoués ou tombés à l'eau pour de nombreuses raisons : planning sous-estimé, mauvaise communication, objectifs imprécis ou encore mauvaise gestion du budget. Aujourd'hui, l'informatique apporte sa solution au travers du logiciel de gestion de projet, lequel permet de :
Créer et planifier
Il est clair qu'il faut une bonne base pour pouvoir créer un projet, quelle que soit son étendue. Ainsi, grâce à un logiciel de gestion de projets, il est possible de mettre rapidement et efficacement en place les actions telles que la structuration. Elle consiste à définir le cahier des charges rassemblant alors les coûts, les délais ainsi que les équipes qui interviennent. On notera également parmi les actions, la planification du projet par ordre de priorité. L'outil peut aider le gestionnaire à élaborer un calendrier accessible à toutes les personnes concernées, à répartir les tâches, à évaluer et à affecter les ressources humaines et matérielles nécessaires au projet. A première vue, l'utilisation d'un outil de gestion de projet peut paraître sophistiquée, mais il existe des modèles conçus en toute simplicité pour une utilisation aisée, voir ici pour plus d'informations.
Collaborer facilement
Finies les réunions interminables où les intervenants oublient presque la moitié de ce qui a été dit ! Grâce à un logiciel de gestion de projet, toutes les informations peuvent être visualisées en temps réel par les participants, et ce, parce qu'elles y sont toutes centralisées. Plus efficace est la plateforme accessible en ligne, et ce, depuis n'importe quel support. Cela permet à chaque membre de l'équipe de se connecter à tout moment et depuis n'importe où. Désormais, il n'y a plus d'excuses, chaque échange en rapport au projet sera retracée et mémoriser dans le logiciel. Plusieurs moyens peuvent être utilisés, en allant des chats aux commentaires, en passant les forums de discussions et les notifications. Le partage de fichier permet aussi de se communiquer sur l'avancée du travail. Tout ceci, disponible sur le logiciel de gestion de projets. Un gain de temps considérable est aussi perceptible lors de l'utilisation du logiciel.
Suivi après la livraison du projet
Suivre le projet en cours, en temps réel est une affaire entendue, et l'outil de gestion de projet offre des fonctionnalités à ce sujet. Mais ce qui rassure encore davantage c'est le suivi après la livraison. Certains logiciels proposent de constater s'il existe un certain écart entre les prévisions établies et la réalisation du projet. Le logiciel de gestion de projets peut archiver les projets exécutés et aider de ce fait les gestionnaires à simplifier les recherches, mais aussi à réfléchir sur la meilleure manière d'appréhender les prochaines missions.
Bref, pour organiser de façon efficiente un projet et de le mener à bout, le logiciel de gestion de projet est la solution révolutionnaire s'adressant à toutes les entreprises, quelle que soit sa taille.