Vous êtes un indépendant ou dirigeant d’une grande ou petite entreprise et la gestion de charges professionnelles est un vrai casse-tête pour vous. Vous avez essayé tant de processus de gestion, mais ils se sont tous révélés assez complexes et fastidieux. La meilleure solution, et la seule d’ailleurs s’offrant à vous est la dématérialisation du processus de gestion des dépenses. Expensya vous amène à la découverte des secrets pour bien gérer ses dépenses professionnelles en entreprise.
Optimiser la gestion de ses dépenses en entreprise : quelles sont les raisons ?
En pleine croissance d’activité, toute entreprise fait face à de nouveaux besoins occasionnant l’apparition de nouvelles charges. Considérée comme un levier sensiblement stratégique, la gestion de ces charges doit être assurée de façon méthodique, rigoureuse, intelligente et transparente. Avec un outil expert comme Expensya, cet exercice devient plus aisé et plus exempt d’erreurs grâce à un mode de gestion digital et automatisé, complètement à l’abri des imperfections d’une gestion traditionnelle.
En effet, gérer ses dépenses professionnelles suivant un système traditionnel faisant appel au formulaire papier à remplir pour l’établissement de notes de frais physiques est un véritable moment de stress. Aussi convient-il de rappeler que le comptable est forcé de saisir manuellement les données chronophages avec le tableur Excel. Cela constitue une perte de temps et d’énergie pour le comptable. D’où l’importance de recourir à une gestion simplifiée et automatisée des frais d’entreprise.
Cette solution nécessite toutefois une bonne connaissance des méthodes de gestion efficace et des outils de performance. Il faut également identifier et appliquer les processus à même de contribuer à gérer ses dépenses professionnelles avec plus de sécurité et d’agilité. Découvrez-les sans plus tarder !
Instaurer de nouvelles stratégies de gestion
La technologie de pointe et les innovations en matière du numérique ont permis un changement de paradigme des plus ingénieux. La gestion manuelle des dépenses d’entreprise devient alors de plus en plus désuète au profit d’une gestion digitalisée. Cette transition permet de gérer les charges de voyage et autres dépenses de manière plus efficace et complète. Elle garantit également la sécurisation des données de l’entreprise tout en limitant les fuites comptables.
Il est une certitude que gérer ses dépenses professionnelles en saisissant manuellement les données génère un certain nombre de situations déplaisantes comme :
· La perte de données comptables ;
· La perte d’informations confidentielles ;
· L’erreur dans la saisie de données ;
· La perte de justificatifs comptables ;
· Etc.
L’automatisation des moyens de gestion de dépenses vient résoudre ces problématiques. Grâce à Expensya, la dématérialisation des notes de frais professionnels devient facile. Elle assure la pérennité des preuves et évite au maximum les risques de perte et de falsification des justificatifs. Ce faisant, l’entreprise se préserve d’archivages physiques et optimise le stockage électronique de pièces dématérialisées. On peut vraiment mieux gérer ses dépenses professionnelles avec Expensya.
Gérer ses dépenses professionnelles par la mise en place d’un circuit automatisé
La mise en place d’un flux de données intelligent est multi avantageuse pour toute entreprise à plusieurs égards. Il réduit les erreurs autrefois liées à la saisie manuelle, ce qui limite considérablement l’impact humain dans le traitement et la durée de gestion des frais. Il assure une totale transparence dans le traitement des dépenses professionnelles, ce qui restreint davantage les risques de charges non conformes à la réalité des dépenses.
En plus de faciliter les transactions entre collaborateurs, le fait de gérer ses dépenses professionnelles suivant un flux de données numérisé favorise le contrôle efficient desdites transactions. Cela a un véritable impact sur la fiabilité et la précision des dépenses effectuées.
Adopter une stratégie de gestion globale des dépenses
Selon un rapport de la fondation GBTA, le temps moyen qu’un employé consacre à la gestion d’une note de frais est de 20 minutes. La valeur monétaire de ce temps est de 53 € et les risques que le collaborateur commette une seule erreur sur la note de frais s’élèvent au minimum à 48 € pour l’entreprise. Pour remédier à cette façon obsolète de gérer ses dépenses professionnelles, la solution Expensya s’est appropriée une technologie de reconnaissance intelligente OCR+.
Elle permet de piloter, d’analyser et de centraliser toutes les dépenses sur une seule et unique plateforme de précision. Cette interface intuitive et interactive permet un suivi et une visualisation en temps réel des frais engagés par chaque collaborateur sur des tableaux de bord conversationnels.
Ainsi, vous bénéficierez d’un business intelligent appuyé par des rapports fiables avancés. Avec Expensya, vous profiterez d’un ensemble de données de haute précision qui vous aideront dans votre analyse globale de dépenses professionnelles.
Opter pour un système de paiement automatisé
Avec l’outil Expensya, gérer ses dépenses professionnelles revient à faire le choix d’un flux de validation de paiement renforcé. Il offre une rapidité concurrentielle dans le traitement des frais d’entreprise, contrairement aux délais d’acquittement des notes de frais manuels qui vont au-delà d’une semaine.
Grâce à Expensya, le système de validation automatisé offre plus de visibilité sur les dépenses et de garanties. Il équipe chaque collaborateur de cartes de paiement dotées de fonctionnalités configurables. Cela permet de calculer de façon automatique et journalière les indemnités kilométriques. Aussi permet-il une gestion intelligente des ordres de mission.
Expensya a tout prévu pour que gérer ses dépenses professionnelles soit un jeu d’enfant pour toute entreprise indépendante, PME, startup, grande ou petite entreprise… C’est le moment de vous décider pour automatiser la gestion de vos dépenses d’entreprise de la meilleure des façons.