Depuis plusieurs années, le contexte économique est devenu particulier et assez tendu, certaines entreprises ont même du mal à être compétitive sur des marchés de plus en plus saturés. Pour réussir à faire face dans un contexte difficile, les entreprises tentent alors de se pencher sur l’optimisation de leurs propres ressources et bien évidemment sur la baisse de leurs dépenses. Le temps est à la fois une ressource précieuse mais aussi un poste de déperdition financière. Le temps est donc devenu une variable stratégique, car le temps se fait rare et non renouvelable. C’est pourquoi ces dernières années la gestion du temps de travail est au cœur de la gestion des ressources humaines, et les outils se multiplient pour s’organiser au mieux comme notamment le grand boom des logiciels de gestion des temps et logiciels de gestion temps gratuit. Pourquoi gérer, contrôler et planifier les temps en entreprise ? Comment choisir un bon logiciel de gestion ? Suivez le guide !
Mieux gérer son temps au travail : les intérêts
Dans le monde de l’entreprise, chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais comptée, décortiquée, comptabilisée, facturée… L’art de mieux gérer son temps de travail est donc devenu une discipline à parfaitement maîtriser. Lorsque l’on gère un projet dans sa globalité, on est vite rattrapé par l’horloge, le calendrier ou encore les multiples rappels à l'ordre de sa hiérarchie… Lorsqu’on est dirigeant d’entreprise, et que l’on est amené à gérer un effectif assez important les problématiques liées au temps sont également en première ligne, surtout si l’on est à la tête d’une activité qui nécessite des temps de travail à horaires variables, décalées, en équipe ou encore du personnel itinérant.
Parmi tous les outils développés pour la gestion du temps, les logiciels de gestion représentent un formidable levier d’optimisation. Quelques-uns sont notamment assez remarquables comme ZEUS® X, une solution de badgeage destinée à la gestion des temps de travail. Grâce à sa souplesse et à sa simplicité d’utilisation, ZEUS® permet aux entreprises privées et publiques d’optimiser la gestion de leurs ressources humaines ; pour en savoir plus : cliquez ici.
Les avantages à surveiller le temps de travail de ses collaborateurs ou même à savoir maîtriser son temps ont de multiples impacts et sont nombreux. Grâce à des outils de type logiciel gestion des temps vous pouvez : gagner en efficacité et en productivité (le travail est mieux structuré, les temps de pause mieux optimisés, vous avez une vision plus éclairée des tâches et échéances), vous libérer d'une sacrée dose de stress.
L’exemple du logiciel de pointage : un choix à faire en fonction de ses besoins
Un logiciel de pointage ou un logiciel pour horaire de travail peut être d’une précieuse aide surtout dans le cadre d’une grande entreprise comptant plusieurs centaines d’employés. Si l’activité de l’entreprise, même plus petite, a à sa charge des équipes à horaires spéciales, ces logiciels ont également tout à fait leur place : travail de jour et de nuit, horaires décalés, nombreuses équipes sur le terrain ou itinérantes… Aussi, le choix du logiciel de pointage de votre entreprise repose sur l’organisation du travail, et donc sur vos besoins logistiques et humains. Ce qui vous orientera alors vers une version plus ou moins avancée de tel ou tel logiciel de gestion des temps.
Deux cas de figures d’organisation de travail sont présents en entreprise : organisation simple avec horaires fixes, pas de travail de nuit, pas d’heures supplémentaires… ou organisation plus complexe avec horaires variables, travail de nuit, heures supplémentaires, temps partiel… Les logiciels de pointage s’adaptent en fonction des applications nécessaires.
Quelles sont les multiples applications possibles sur ce type de logiciel de gestion du temps ?
Elles sont variées : prise en compte des heures spéciales, prise en compte des chevauchements, prise en compte et traitement des jours de compte épargne-temps, prise en compte et traitement des jours de RTT et transfert des données sur fiche de paie, comptabilisation des heures supplémentaires, prise en compte des compensations des retards le cas échéant, traitement de la prise de jours de repos compensateurs, prise en considération et traitement des retards, absences, arrêts maladies…
Il faut savoir que ce type de logiciel est soumis à des obligations légales notamment viale Code du Travail. En effet, ces logiciels de gestion de temps doivent être en mesure par ailleurs : d’enregistrer les heures de début et de fin de journée de travail, de produire un récapitulatif hebdomadaire, mensuel et annuel, de prendre en considération les heures de nuits, les heures supplémentaires, les horaires décalés, d’enregistrer les heures de travail des journées spécifiques : jours fériés, jours chômés…